Зачастую именно заключение определенного процесса в формализованную структуру позволяет наиболее качественно регулировать этот процесс и управлять им. Снабжение предприятия ресурсами – одно из важных направлений производственной деятельности, а придать ему строгую форму можно, используя положение о закупках.
Содержание
Для чего необходимо положение
Современное законодательство только в некоторых случаях требует от предпринимателя, чтобы его снабженческая деятельность полностью подчинялась тем правилам, которые включены в положение о закупках (по 223-ФЗ и по 44-ФЗ). Оба закона регулируют деятельность, так или иначе связанную с расходованием на снабжение денежных средств, в которых заинтересовано государство.
У предпринимателей, которые работают на себя, такой обязанности нет. Но, опять же, никто не запрещает предпринимателю воспользоваться теми наработками, которые изложило в указанных федеральных законах государство, и по образу и подобию создать и утвердить собственный документ о порядке закупочной деятельности.
Преимущества наличия положения о закупках в следующем:
- больше возможностей для контроля над работой снабженцев;
- функциональное распределение ответственности;
- пресечение возможностей для реализации коррупционных схем (в частном бизнесе система откатов далеко не редкость).
Основные недостатки работы по положению:
- затраты на специалиста, который смог бы грамотно составить документ;
- сложности при возникновении ситуаций, не урегулированных документом о закупках;
- общее снижение способности предприятия оперативно реагировать на выгодные в плане обеспечения ресурсами ситуации.
Очевидно, что и плюсы, и минусы формализации процесса снабжения могут существенно повлиять на деятельность всего предприятия.
Нужен ли отдельный отдел
Обязанность создавать отдельный отдел по закупке существует только у ряда крупных муниципальных и федеральных образований, которые закупают товары, работы и услуги в крупных размерах и за казенные деньги (по 44-ФЗ).
Все остальные субъекты хозяйствования, хоть и освобождены от такой обязанности, но, тем не менее, зачастую имеют в своем штате отделы, в функциональные обязанности которых входит ведение закупочной деятельности.
В этой ситуации может возникнуть дилемма: достаточно ли одного положения о закупках или на предприятии должно существовать и положение об отделе закупок. Этот вопрос также лежит в компетенции администрации предприятия, и только администратору (директору) решать, как наилучшим образом урегулировать закупочную деятельность.
Однако, исходя из практики и взяв во внимание, что положение о закупочных мероприятиях все-таки регулирует снабженческие процедуры, а положение отдела закупок регулирует работу самого отдела, оптимальным вариантом было бы разделить эти два локальных документа.
В чем разница между положениями
Примерная структура документа, регулирующего закупочную деятельность:
- подготовка к процедуре закупки;
- закупочные процедуры, которыми пользуется предприятие;
- требования к поставщикам;
- проведение закупки и ее оформление;
- заключение снабженческого договора и порядок его исполнения.
Как может выглядеть регламент отдела:
- функции отдела;
- взаимодействие со структурными подразделениями предприятия;
- организационная структура;
- права работников отдела и их ответственность.
Разный предмет регулирования задает двум этим положениям абсолютно разный характер локального нормотворчества. В одном случае упорядочивается процесс покупки, в другом – закрепляется порядок работы отдела.