Как наладить оптимальный процесс закупок

Процесс закупок – последовательность хозяйственных операций, цель которых – снабжение предприятия необходимыми ресурсами (товарно-материальными ценностями, энергоносителями, услугами и работами). Как любой сложный процесс, закупочная деятельность зависит от того, насколько качественно будет выполнена вся последовательность операций. Поэтому для повышения эффективности закупок оптимальным решением будет рассмотреть каждую операцию в отдельности.

Стадии закупочной деятельности

Вся закупка как направление хозяйственной деятельности состоит из нескольких основных этапов:

• планирование нужд хозяйствующего субъекта;
• поиск наилучшего предложения по снабжению с учетом оптимального качества и выгодной стоимости;
• оформление договорных отношений;
• исполнение договора;
• анализ эффективности снабженческих сделок за определенный период.

Таким образом, процесс закупок на предприятии, в учреждении или в организации представляет собой многоуровневый процесс, в котором может быть задействовано большое количество как сотрудников субъекта хозяйствования, так и его ресурсов.

По некоторым оценкам, каждый субъект тратит на снабжение до 70% своих оборотных средств. Такие значительные траты нуждаются в эффективном управлении. Наладить же эффективное управление невозможно в условиях разрозненности всех этапов закупки.

Как наладить процесс

Для того чтобы на всех этапах соблюдались основные требования эффективности, предприниматель имеет возможность использовать два мощных регуляторных рычага:

• создать и утвердить Положение о закупочной деятельности предприятия;
• приобрести и внедрить программный продукт, позволяющий вести оперативный и финансовый учет всех закупочных мероприятий и их результатов.

Такой комплексный подход позволяет сэкономить от 10 до 20% оборотных средств и пустить их на модернизацию производства или на реализацию дополнительных программ.

Роль положения о закупках

Идея урегулировать закупочный процесс на частном предприятии взята из государственного сектора экономики, в котором практически каждое направление отношений между субъектами жестко регламентировано либо законодательными, либо локальными нормативными актами.

Основные требования к такому Положению для казенных структур закреплены в Федеральном законе о контрактной системе (ФЗ-44). Предпринимателю есть смысл на них ориентироваться при составлении собственного Положения, поскольку государственные структуры, имеющие большой опыт в закупочной деятельности и в составлении актов, регулирующих те или иные общественные отношения, максимально полно и основательно раскрывают весь процесс закупки и определяют механизмы регулирования отдельных закупочных процедур.

В этих условиях предпринимателю не составит труда:

• наладить управление качеством в процессе закупки;
• своевременно выявлять наиболее выгодные предложения на рынке;
• оптимизировать процесс заключения и исполнения хозяйственных договоров;
• вовремя выявлять и устранять ошибки в снабженческих процессах.

В некоторых случаях предприниматели объясняют отсутствие работы над повышением эффективности закупок тем обстоятельством, что хозяйствующий субъект достаточно мал, не имеет своей службы снабжения, и поэтому нет необходимости вводить дополнительные регуляторы.

Это ошибочное мнение, поскольку как раз те предприятия, в которых отсутствуют службы, отвечающие за снабжение, более других страдают от отсутствия системного подхода к закупкам. Организовать этот процесс не составляет особого административного труда и не требует затрат. Достаточно распределить и зафиксировать полномочия и обязанности между определенными работниками и обеспечить систему контроля надлежащего исполнения этих функций.

Что такое тендеры и как их находить: Видео