Если проводится закрытый тендер, тогда все компании, которые предварительно отобрала фирма-заказчик, получают приглашение на участие в тендере. Так как лучше заказчика никто не знает, что ему нужно, то он выдвигает свои требования, которые необходимо исполнить. К приглашению добавляются документы, в которых четко по пунктам расписано, что, когда и как необходимо сделать участникам. Все претенденты получают одинаковый набор документов – это позволяет провести тендер честно.
Документы
Стандартная форма документа предполагает наличие таких пунктов:
- Четкое описание вашей фирмы. Чтобы наиболее точно предложить вам свои услуги, участникам необходима информация о:
- численности персонала предприятия;
- виде деятельности фирмы и ваших особенностях;
- отрасли экономики, в которой работает ваша фирма;
- если у вас есть сайт, то укажите его адрес, это даст возможность участникам более точно изучить вашу фирму.
- Главной сути того, что вы хотите получить. Точно укажите, какой результат вы ожидаете. Здесь можно указать очередность решения проблем, все изменения, которые хочет увидеть компания, и естественно, результат.
- Все требования и пожелания, которые вы выставляете претендентам на победу. Например:
- наличие опыта в проведении подобных работ;
- есть ли у вас отзывы от предыдущих заказчиков;
- срок, который ваша фирма существует на рынке.
- Четко указать, в какой форме должна быть заявка. Если все документы будут заполнены по одному образцу, вам будет значительно легче сравнивать поступившие предложения. Это облегчит вам работу и сэкономит время. Здесь нужно указать те необходимые разделы, которые обязаны присутствовать в заявке.
- Критерии, по которым будут выбирать победителя. Важно разумно сочетать все пожелания и если есть критерий, на который вы будете первоначально обращать внимание, его необходимо выделить.
- Указать сроки, в которые будет проходить тендер, время приема заявок, сколько времени будут рассматриваться поступившие заявки.
Как подтвердить участие
Если ваша организация – поставщик, и хочет принимать участие в таком мероприятии, то вы должны написать ответ на приглашение участия в тендере. Он должен в себя включать:
- заявку на участие в тендере;
- анкету участника;
- опись документов, которые вы прикрепляете.
Ответ должен быть отправлен в указанные сроки, иначе вас просто не допустят к участию, так как это несоблюдение правил. Лучше сделать несколько копий – это позволит заказчику работать сразу всей комиссией, ведь у каждого будет свой экземпляр. Это также даст возможность вашей заявке точно быть на конкурсе, в случае, если один экземпляр потеряется.
Есть два способа запечатывания копии заявки:
- копию положить в один конверт с оригинальными документами;
- отправить копию в отдельном конверте, предварительно сделав записи в журнале регистрации.
В фирме-организаторе делают запись о том, что заявка получена, и выдают расписку, которая это подтверждает.
Чтобы прием-подача заявки состоялись, необходимо наличие двух сторон:
- представитель тендерной комиссии;
- уполномоченное лицо участника.
Приглашение
Сейчас получить приглашение к участию в тендере можно и по электронной почте. Это возможно, если вы зарегистрированы на соответствующем сайте. Для дачи ответа в таком случае вам необходимо зайти на сайт под своим паролем, найти необходимый раздел и тендер, а потом добавить ответ. Вы можете принять участие в данном тендере или, если он вам не подходит, отказаться от него.
При входе в это окно вам предоставят специальную форму. Ее вы заполняете в соответствии с вашей информацией о цене и качестве товара или услуг. В дополнительной информации вы имеете возможность подробней рассказать о своих услугах и товарах, а также количестве и сроках реализации заказа.
Получить заявку на участие в тендере можно на фирме-заказчике. Обратитесь туда по телефону, и вам ее вышлют факсом, либо лично придите на фирму. Еще при наличии возможностей можно получить заявку по интернету. Точно так же, как вам прислали приглашение на тендер в определенные сроки, так и вы должны дать ответ, какой бы он ни был, в отведенное для этого время.
Отказ от заказчика
Фирма-заказчик может отказать участнику в приеме заявки, если:
- поданная информация не соответствует действительности;
- информации слишком мало для того, чтобы получить полную картину об участнике;
- данные противоречат некоторым условиям, которые поставил заказчик;
- фирма находится в стадии закрытия или разорения;
- возможностей фирмы недостаточно, чтобы осуществить заказ.
Также есть вероятность, что фирма-заказчик может запросить дополнительную информацию, которой по каким-то причинам нет в документации, поступившей в тендерную комиссию. Возможно, что комиссия будет собирать информацию у других организаций, например, про финансовую сторону могут узнать в отделе безопасности банка.
Приглашение принять участие в тендере заказчик может разместить:
- в специальной прессе;
- на сайтах в Интернете;
- при помощи адресной рассылки.
Каким бы образом заказ ни был размещен, он должен быть установленного образца и включать в себя максимум информации. Это относится и к ответам. Правильное, точное и расширенное описание поможет быстрее понять друг друга и договориться.