Современная тендерная документация представляет собой подборку документов, необходимых и достаточных для проведения конкурса в форме товарного аукциона, открытых торгов, запроса оферт с целью последующего заключения контракта с их победителем. Обычно состоит из двух частей: технической и коммерческой.
Содержание
Разработка тендерной документации
Основные полномочия относительно тендерной документации (ТД) возложены на конкурсную комиссию, которая:
- формирует ТД самостоятельно или с привлечением сторонних специалистов;
- представляет разработанный ею пакет к утверждению заказчиком;
- организует его распространение;
- обычно уполномочена изменять содержание документации;
- при необходимости дополнительно разъясняет положения, указанные в документах, в индивидуальном порядке или на сборах претендентов.
ТД должна быть составлена таким образом, чтобы исключить разночтения. При ее формировании следует употреблять нормативно закрепленные или общепринятые обозначения. В случае, когда при разработке возникла необходимость ввести иные термины, следует привести их определение. Нельзя устанавливать к потенциальным участникам разные требования, поскольку это прямо противоречит ФЗ № 135 от 2006 г. о защите конкуренции.
Документация под тендеры утверждается и оплачивается их инициатором. Стоимость работ может быть отнесена к расходам, влияющим на расчет налогооблагаемой прибыли. Например, разработка ТД в строительстве оплачивается инвестором:
- по еще не открытым стройплощадкам – за счет денежных средств, предусмотренных главой сметы «Проектные и изыскательские мероприятия»;
- по незавершенному капитальному ремонту в случае отсутствия подрядчика – за счет резерва денег на непредвиденные работы, находящегося в распоряжении заказчика или экономии по другим статьям сводной сметы, сформированной по результатам ее корректировки.
Обычно документация передается потенциальным участникам только в комплектном виде по их письменному запросу при условии предоплаты. Цена ее выкупа устанавливается тендерным комитетом. Заинтересованные лица извещаются о ней:
- в персональном приглашении к участию в тендере;
- в объявлении о проведении конкурса, опубликованном в СМИ или выложенном на интернет-ресурсе.
Стоимость пакета для потенциальных участников определяется инициатором конкурса, исходя из принципа его конечной окупаемости. Таким образом заказчик обычно рассчитывает компенсировать расходы на:
- разработку, рассылку, опубликование ТД;
- конкурсные процедуры;
- анализ предложений оферентов и определение победителя.
В некоторых случаях с целью привлечения максимального числа участников, документация может передаваться претендентам бесплатно. Такая практика существует у организаторов конкурсов – государственных и муниципальных структур.
Состав пакета документов
Тендерная документация – это пакет официальных документов, включающий следующие разделы:
- приглашение к торгам;
- квалификационные и другие требования к претендентам;
- ключевые сведения об объекте и предмете тендера;
- техническую часть – проектную документацию (всегда требуется для конкурса на выполнение работ; обычно опускается для товарных аукционов);
- коммерческую часть;
- условия подачи и форму заявок на участие в тендере;
- инструкцию участникам торгов;
- правила их проведения и определения победителя;
- условия инициатора конкурса относительно передачи победителю заказа, являющегося объектом торгов (обычно выражены в виде проекта хозяйственной сделки).
Что такое тендерная документация? Это понятие может подразумевать несколько иной перечень бумаг для каждого конкретного случая. Комплект формируется конкурсной комиссией, исходя из интересов заказчика.
- Если речь идет о товарном аукционе, особые запросы к поставщику могут не формулироваться, а его возможность реализовать тендерную заявку – не проверяться. В случае отказа победителя от заключения контракта с организатором конкурса интересы последнего будут удовлетворены за счет банковской гарантии.
- Когда тендер проводится с целью закупки работ или услуг, цена не является единственным решающим фактором. Поэтому нередко выдвигаются дополнительные требования к участникам относительно квалификации, материально-технической оснащенности и кадровой обеспеченности.
- Чем сложнее объект конкурса и хуже с ним знаком заказчик, тем труднее работа с тендерной документацией. Например, проведение аукциона по реконструкции существующего сайта фирмы или разработке нового подразумевает конкурс принципиальных решений. Его успешное проведение предполагает разработку грамотного технического задания и сопутствующих документов, которыми и будут руководствоваться участники. Их отсутствие приведет к невозможности веб-студий и фрилансеров оценить фронт работ, их общую стоимость и сроки выполнения, соответственно – сформировать предложение. В подобных случаях с разработкой адекватной ТД, а также проведением конкурса может помочь специализированный центр тендерной документации.
Что такое тендеры и как их находить: Видео
Сведения об объекте
Эта группа данных напрямую зависит от вида тендера.
- Если его предметом является стандартизированный товар – указывают ГОСТ; нестандартизованный – детальные характеристики.
- Когда конкурс касается закупки работ, оговаривают:
- условия и место их выполнения;
- количественные параметры;
- объем уже проведенных и еще предстоящих мероприятий (например, для объектов незавершенного строительства);
- сроки (как вариант – с разбивкой на этапы);
- порядок произведения заказчиком контроля над действиями исполнителя.
- Труднее всего определить требования к услугам. В отличие от работ, где заказчика интересует конечный осязаемый результат, в этом случае ему нужен процесс, гораздо хуже поддающийся оценке. Какие бы услуги не были предметом договора – консалтинг, рекрутинг, юридическое сопровождение, физическая охрана, сервисное обслуживание – в ТД должны быть оговорены их:
- суть;
- объем;
- срок предоставления;
- оплата расходных материалов и сопутствующих действий.
Техническая часть
Документация для участия в тендере вмещает этот раздел по необходимости. Содержание его положений можно рассмотреть на примере тендера на подрядные работы по возведению сооружений «под ключ»:
- пояснительная записка – обоснование грядущего строительства;
- генплан и опорные ситуативные планы, схемы существующих и запланированных инженерных сетей;
- укрупненные показатели объекта, детализированные по видам работ, зданиям, площадям и объемам;
- нормы организации строительства;
- сроки возведения недвижимости;
- особые технические условия, если таковые имеются;
- данные о госстандартах или ограничениях, которые нужно соблюсти.
Техническая часть ТД является неотъемлемой составляющей сложных заданий на исполнение работ или оказание услуг. К ее разработке часто привлекают сторонних специалистов. Этот раздел может также содержать экономические показатели и расчеты, хотя обычно их выделяют в отдельный пункт «Коммерческое обоснование».
Инструкция участникам
Конкурсный комитет, исходя из особенностей предмета торгов, определяет параметры тендерного предложения:
- его документальный состав;
- смысловое наполнение;
- форму подачи.
Необходимая документация для участия в тендере сводится к следующему:
- заявка на предложенных условиях либо с альтернативной офертой, если формирование таковой предусмотрено ТД;
- гарантийное обязательство банка;
- оферта, которая по форме и содержанию отвечает требованиям заказчика;
- информация об аналогичных контрактах на поставку, работы или услуги, реализованные претендентом за последние несколько лет.
Сведения об участнике как составляющая ТД
Исходя из предмета торгов, конкурсная комиссия в тендерной документации оговаривает перечень данных, которые претендент обязан указать и подтвердить.
- Сведения о фирме:
- полное наименование, реквизиты и банковский р/с;
- копии учредительной и регистрационной документации;
- структура организации и наличие филиалов;
- присвоенные ОКВЭД и профильные виды деятельности;
- сертификаты, лицензии, разрешительные документы СРО.
- Информация, призванная составить у заказчика представление о способности претендента осилить предложенный контракт:
- письменная информация о стаже (для ИП, фрилансера) и опыте в определенной сфере;
- сведения относительно состава и квалификации персонала претендента (не требуются для товарных аукционов);
- перечень транспорта, оборудования, расходных материалов;
- годовой объем поставок, услуг или работ, аналогичных предмету конкурса, за последние несколько лет;
- демонстрационные материалы о ранее выполненных заказах, по характеру и объему сопоставимых с объектом конкурса (проспекты, брошюры, фото, заметки в СМИ, реклама, отзывы клиентов и т.п.).
- Данные о финансовом положении. Обычно это баланс и расчет прибыли. Иногда документация для тендера предполагает обязательную подачу справки обслуживающего банка о платежеспособности претендента. Также могут быть затребованы подтверждения отсутствия:
- задолженностей по налогам и сборам;
- инициированных процедур банкротства или приостановления деятельности;
- нереализованных судоисполнителями взыскательных документов;
- судебных процессов определенного вида.
Если заявка на конкурс подана консорциумом или другим коммерческим объединением без статуса юридического лица, также прилагается договор о сотрудничестве. Кроме того, организатор может затребовать от участников обязательство о принятии на себя солидарной ответственности. Это означает, что каждый из них отвечает за действия партнера.
Документация о содержании оферты
Конкурсная документация на тендер предполагает множество составляющих. Однако главной из них однозначно является оферта – коммерческое предложение претендента, составленное в рамках сформулированного организатором тендера брифа (задания). Оно включает:
- уточнение отдельных характеристик товаров, услуг или работ по отношению к указанным в ТД;
- альтернативное предложение, если участник конкурса счел его подачу необходимой, и такое право предусмотрено в документации;
- цену на товар или иной предмет торга, условия и процедуру ее изменения;
- форму оплаты, возможность расчетов частями, рассрочки;
- необходимость предоплаты.
Независимо от вида конкурса, ТД всегда определены:
- условия, при соблюдении которых соискателю предоставляется право подать многовариантное предложение;
- срок, на протяжении которого заявленная оферта считается действительной и может быть акцептована (принята) заказчиком;
- процедура прекращения либо продления действия предложения;
- обстоятельства, когда возможно отклонение отдельных предложений или прекращение торга.
Документация на проведение тендера детально регламентирует способ оформления и порядок предоставления материалов оферты конкурсной комиссии:
- указание на необходимое количество экземпляров заявки и приложений;
- правила удостоверения копий;
- подход конкурсной комиссии к выявленным арифметическим ошибкам в ценах;
- требования к упаковке документов;
- описание даты и процедуры вскрытия конвертов с офертами и срок установления победителя торгов;
- рекомендации к составлению пояснительных записок
Порядок проведения торгов и определение победителя
Документация к тендеру в этом разделе содержит такие положения:
перечень нормативно-правовых актов, распространяющихся на организацию аукциона, заключение и реализацию будущего контракта;
- дата и место вскрытия запакованных заявок с указанием того, будет ли эта процедура открытой;
- основные и дополнительные критерии оценки предложений соискателей, включающие:
- минимальную цену за единицу товара, выполнение подряда;
- гарантии качества;
- срок поставки / выполнения;
- технические возможности участника;
- деловую репутацию соискателя, наличие устойчивых деловых связей и долгосрочных контрактов;
- обеспечение требований по охране природы;
- методика избрания победителя;
- условия и процедура утверждения итогов конкурса;
- уведомление о том, какой документ в результате подписывается – хозяйственная сделка или протокол о дальнейших переговорах;
- предупреждение заказчика о непризнании за собой обязательства мотивировать отклонение оферт;
- порядок и срок извещения претендентов об исходе конкурса.