Протокол по тендеру: кем и как он оформляется, для чего нужен

В общем значении, протокол – это официальный документ об итогах переговоров перед заключением договора или соглашения. Смысл его состоит в фиксировании фактических обстоятельств о ходе собрания, принятия решения о намерениях и тому подобного. Протокол по тендеру представляет собой письменный документ, исходящий от тендерной комиссии и определяющий результат торгов.

Особенности составления и сроки публикации

Срок, в который должен быть подписан данный протокол, определен в тендерной документации. На каждом листе документа должны быть визы членов и секретаря комиссии.

Основываясь на этой бумаге, заказчик в лице тендерной комиссии оповещает о принятом решении: чья заявка наилучшим образом удовлетворяет поставленным условиям. С победителем заключается договор в сроки, которые должны быть указаны в итоговом документе. При этом общий период все же не должен превышать 30 рабочих дней. Отсчет начинается с даты, когда был подписан вышеуказанный документ.

Протокол тендера оформляется по-разному в зависимости от типа торгов. В случае открытых торгов в средствах массовой информации должна пройти публикация итогового вывода по результатам. Срок, в который он обязан быть опубликован, установлен в 20 дней после рассмотрения предоставленных заявок. Если торги были закрытыми, то и итоговый документ недоступен для всеобщего ознакомления – его получают участники конкурса в индивидуальном порядке.

Участник, если у него возникнут соответствующие основания, вправе подать жалобу в любое время, до тех пор, пока заказчик не опубликовал на сайте, в СМИ итоговые выводы по тендеру, либо иным образом не дал ознакомиться с ними участникам. В том случае, если итоги уже обнародованы, жалобу можно подавать только в десятидневный срок после подписания итоговых протоколов. После этого времени подать жалобу на действия (бездействия) заказчика можно уже только в судебном порядке.

Обязательные условия

Протокол об итогах тендера должен обязательно содержать такие сведения, как:

• место и время определения итогов;
• поступившие заявки потенциальных поставщиков – участников торгов;
• реквизиты претендентов;
• сведения о квалификационных данных претендентов;
• сумма, выделенная для закупки;
• заявки, которые были отклонены, и причины отказа;
• поставщики, которые были признаны соответствующими квалификационным требованиям и требованиям тендерной документации (в обязательном порядке указывают, кто предоставил самое выгодное предложение и кому принадлежит второе предложение, самое привлекательное после предложения-победителя);
• результаты использования критериев оценки;
• итоги конкурса;
• сумма и сроки заключения договора с победителем в том случае, если конкурс будет признан состоявшимся;
• прочие сведения на усмотрение конкурсной комиссии.

Сравнение предложений по тендеру может быть оформлено в виде таблицы.

Что такое тендеры и как их находить: Видео