Такой документ, как письмо-приглашение на участие в тендере, используется при проведении закрытых тендеров. Они менее распространены, чем открытые, но все же достаточно широко проводятся в сфере услуг и в промышленности. При этом письма отсылаются лишь заранее выбранным претендентам на участие. Обычно в качестве участников выступают крупнейшие организации или консорциумы. Приглашения являются единственным средством оповещения. Нигде более (ни в СМИ, ни в сети Интернет) информация не появляется. Соответственно, информация об итогах тоже нигде не отображается.
Рассылать приглашения очень удобно для заказчика в плане экономии времени и финансовых средств. К неудобствам же можно отнести необходимость после закрытого тендера согласовывать закупку с органами государственной власти. О том, как нужно оформлять конверт для тендера и дополнительной документации можно узнать здесь.
Содержание
Когда высылают приглашение участвовать?
Высылают приглашение к участию в тендере в конкретных случаях:
В ситуациях, когда заказчику нужны товары со строго определенными характеристиками или качествами, которые в состоянии гарантированно дать лишь отдельные поставщики, и просто нет смысла сообщать о своих потребностях другим организациям.- В случаях, когда требуемый объем работ мал и несопоставим с затратами на проведение открытого мероприятия.
- В определенных ситуациях потребности заказчика носят исключительно конфиденциальный характер и не могут появляться в открытом доступе. О них знают только удобные или проверенные претенденты на выполнение. Как пример можно привести поставки для оборонного комплекса страны.
Существует форма, по которой составляется приглашение к участию в тендере. Утверждена она постановлением № 236 Министерства экономики в 2004 году.
Необходимые сведения в документе
Законодательно предусмотрено, что данный документ должен содержать:
- Полные сведения о заказчике (все юридические реквизиты, ФИО, электронная почта и телефон контактного лица).
- Сведения о закупке (предмет и место поставки).
- Сведения о тендере (порядок получения тендерных документов; их цена в случаях платного предоставления; срок сдачи и место предоставления предложений).