закрыть рекламу x
закрыть рекламу x
Главная » Про тендеры » Документы для тендера » Оформление конверта для тендера и дополнительной документации

Оформление конверта для тендера и дополнительной документации

В подготовке предложения для тендера важна каждая мелочь. Особого внимания требует и оформление конверта для тендера, когда документация подается не в электронном виде, а на бумажных носителях. Если организатор вернет пакет даже из-за небольших досадных ошибок,  участник потеряет время на переоформление и, возможно, уже не успеет подать заявку в установленные сроки. Это значит, что он потеряет шанс получить выгодный контракт еще перед началом конкурса.

Наклейка на пакет

Как оформить конверт для тендераДокументы для конкурса прошиваются в том (или тома) с описью и упаковываются в конверт (лучше всего силиконовый, так как он защищает содержимое надежнее). Если пакет документов очень велик, можно использовать коробки. Главное, чтобы упаковка была хорошо запечатанной.

Сверху наклеивается лист А4. Для более прочного его закрепления на поверхности пакета края бумаги приклеиваются тонким прозрачным скотчем.

Для подтверждения целостности конверта в четырех углах на титульном листе необходимо проставить печати организации-участника закупки. Образец оформления конверта для котировочной заявки можно посмотреть здесь.

На листе необходимо распечатать на принтере ту информацию, которая оговаривается в брифе. Если в тендерной документации, которую распространяет организатор, отсутствует образец наклейки, указывается стандартная информация:

  • наименование организации-получателя и ее адрес (данные организатора обычно помещают в левом верхнем углу);
  • надпись о назначении пакета (этот блок информации располагается по центру наклейки);
  • наименование организации-отправителя и ее адрес (данные участника обычно помещают в правом нижнем углу).

Назначение описывается следующим образом: «Заявка на участие в тендере/открытом конкурсе/запросе предложений (в скобках указывается номер и лот, через запятую) по теме/договору (далее указывается предмет тендера)». Ниже этой записи печатается информация о дате вскрытия конверта: «Не вскрывать до ___ часов (МСК) __ месяца ___ года».

Под адресом отправителя желательно также указать контактное лицо (представитель компании-участника) и его телефон.

Оформление заявки с копиями

Очень часто для тендера требуется сделать несколько копий предложения и подать их вместе с самим оригиналом. Некоторые брифы, содержащие инструкции по оформлению, допускают упаковку копий в отдельные конверты с пометками «Копия 1», «Копия 2» и т. д. Однако в большинстве случаев организаторы просят участников вкладывать копии в общий пакет или коробку.

Заявка с копиями оформляется следующим образом:

  1. Оригинал и все копии упаковываются отдельно.
  2. На каждый конверт клеится печатный лист с информацией о получателе, предмете конкурса, отправителе, а также пометка о том, является ли пакет «Тендерной заявкой» или «Копией 1», «Копией 2» и т.д. Пометка не должна быть сделана от руки. Ее нужно заранее отпечатать на принтере, как и всю остальную информацию.
  3. Все пакеты складываются в один общий и тщательно заклеиваются.
  4. На внешний пакет также требуется наклейка. Она оформляется, как обычная.

Что такое тендеры и как их находить. Видео

Что такое информационный конверт

Иногда нужно дополнить предложение для заказчика материалами, предоставленными на дисках, фотографиях, в книгах или брошюрах. Такие приложения помечают специальными наклейками и складывают в информационный конверт для тендера.

Если книг или брошюр требуется несколько, они могут складываться в разные упаковки и подписываться с соответствующими номерами. Дополнения нумеруются вместе со всей документацией, отображаются в описи и располагаются в конце документации.

Конверт для тендера можно отправить по почте или через курьера. На практике, предпочтительнее личное посещение офиса организатора, во избежание утери документов или для ускорения доставки по назначению.

Предложение от участника регистрируется в журнале организатора, о чем выдается уведомление-подтверждение. На конверте ставится пометка о дате подачи заявки.

Поделитесь материалом в соц сетях:

Ваш комментарий:

*

*

Задать вопрос