Главная » Организация » Общая информация » Как организовываются современные тендеры

Как организовываются современные тендеры

В современном деловом мире организация тендеров набирает все большую популярность. Это дает возможность компании-заказчику выбрать для себя наиболее выгодное предложение, а компаниям-исполнителям – получить хороший заказ. Перед началом тендера компании-исполнители имеют возможность ознакомиться с условиями и уже потом решать, участвовать в нем или нет.

Конкурсная основа

Как происходит организация тендеровТендер подразумевает проведение конкурса, в котором победитель сможет предоставить свои услуги заказчику. Главная цель для проведения тендера – это выбор компании, которая окажется самой креативной, смелой, интересной и предоставит самые качественные товары и услуги. Важно организовать тендер как можно лучше, что позволит получить максимальную выгоду заказчику.

Нормы и правила, по которым проводятся тендеры, в большинстве случаев одинаковы. Это помогает решить основную задачу – как организовать тендер. Каждая компания руководствуется своими причинами для проведения тендера. Но можно выделить две главные причины:

  1. Корпоративные требования, которые существуют в компании.
  2. Желание организации получить самое выгодное предложение, потратив при этом минимум денежных средств.

Для получения наиболее выгодных предложений от компаний исполнителей, заказчик должен точно определить и сформулировать задачу, которая перед ними стоит. Чтобы не заниматься отбором претендентов бесконечно, нужно выставить временные границы. Следует четко указать, с какого числа начинается регистрация и когда она заканчивается. Это поможет сэкономить время и заказчика, и исполнителя.

Правила организации тендера

Организация тендерных торгов проходит по следующим правилам, которые являются обязательными и могут дополняться.

Формулирование определенных задач, которые выносятся на тендер

  • необходимо принять решение относительно того, какого именно типа организации в тендере должны принимать участие;
  • все сотрудники, которые будут отбирать исполнителя, должны преследовать одинаковые цели, то есть заранее договориться между собой по всем критериям оценки;
  • необходимо решить, конкурс будет открытым для всех либо закрытым.

Создание обязательного приглашения для участия в тендере – «брифа»

Компания-заказчик обязана четко написать цели проведения тендера, требования, которые предъявляет к претендентам, в одном документе, который потом получат все потенциальные участники. Существует стандартный бриф, но компания по своему усмотрению может исключить ненужные, на ее взгляд, пункты либо добавить свои. В стандартном документе предлагаются такие пункты:

  • сведения о заказчике;
  • постановка и описание проблемы;
  • четкое формулирование конечного результата;
  • требования, которые выдвигаются к участникам;
  • описать, в какой форме должна быть заявка на участие;
  • точное описание критериев, по которым будут отбирать претендентов;
  • точные сроки проведения.

Выбор претендентов

  • Если проводится открытый тендер, то через СМИ, различные сообщества или сайты приглашаются компании-претенденты, которые отвечают требованиям заказчика. Такой тендер дает возможность сделать выбор из большего количества участников, найти новые компании, о которых еще никто не слышал, но которые могут предоставить совершенно новое видение решения задачи.
  • При проведении закрытого тендера заказчик лично отправляет приглашение на участие всем компаниям, которые соответствуют критериям. Они могут отбираться по следующим принципам: предыдущий положительный опыт в проведении аналогичных работ, положительные отзывы партнеров, участие организаций в различных мероприятиях, что повышает их квалификацию, публикации о компании в прессе или интернете. Имена участников разглашать запрещается.

Подготовительный этап пройден, приглашения всем отправлены. Теперь остается ждать заявок от исполнителей.

Этап уточнения позиций

Это значит, что к организатору будут обращаться участники за получением уточнений по интересующим их вопросам. Будет потрачено время на переговоры, но в результате претенденты смогут предоставить оптимальное решение по данной задаче.

Во время проведения данного этапа финалисты должны показать свое видение вопроса и убедить заказчика, что оно самое лучшее. Встреча уже проводится лично в компании, которая организовывала тендер.

Окончательный выбор

После встречи со всеми финалистами организатор должен выбрать одного победителя. Это решение может быть принято на совещании, либо его примет сам руководитель. Здесь главное – четко понимать, что необходимо компании и что конкретно предложили участники.

Если по каким-либо причинам компании не договорились между собой, заказчик имеет право выбрать другого победителя. Важно поблагодарить всех участников за их работу.

Варианты организации

Как организовать и провести тендерОрганизация и проведение тендеров – сложная задача. Но существуют специальные компании, которые могут выполнить эту работу за вас. Они предоставляют свои услуги как организаторам, так и участникам. Это позволяет значительно экономить время и дает уверенность, что с документацией будет все в порядке.

Еще один вариант – это способ организации тендерных торгов при помощи Интернета. Существуют специальные сайты, которые помогут с данной задачей. Главное – четко заполнять все пункты касательно:

  • видов работ или услуг;
  • цены, которую вы готовы заплатить;
  • сроков выполнения.

Прикрепляйте документы с информацией, которая может понадобиться исполнителю, обязательно укажите реквизиты фирмы, и вам автоматически подберут список исполнителей. Вы сможете убрать из списка те компании, которые вам не подходят, а остальным отправятся заявки.

Инструктаж по проведению конкурса

В помощь тем, кто занимается проведением тендера, существует инструкция, как составлять тендер. В нее входят следующие пункты:

  • Участники предлагают свои проекты тендерной комиссии в строго конфиденциальном виде, чтобы другие участники не видели проекты.
  • Документы на тендере включают в себя:
  1. документацию с правилами и условиями проведения тендера;
  2. будущий контракт;

В первой части описываются все важные пункты, приводится общая информация об объекте, а также информация, которая необходима поставщикам услуг, также указывается порядок и время подготовки. Однако заказчик может изменить некоторые условия, что обязательно будет указано и доведено до сведения исполнителей еще перед подачей заявки.

  • Необходимо описать все требования к заказу: наименование, объемы, графики поставок товаров либо предоставления услуг. Нужно указать все реквизиты заказчика тендера.
  • В коммерческой части документации указываются цены, которые готов платить заказчик, и способы, которыми они будут рассчитываться. Также указываются сроки платежа, можно указать данные и о гарантиях со страховками, если такие имеются.
  • После того, как объявили тендер, в организацию будут поступать заявки. Созданная комиссия имеет право отклонять те из них, которые не соответствуют требованиям. Все претенденты на победу являются конкурентами между собой, поэтому комиссии запрещается разглашать проекты участников. Выигрывает тендер тот претендент, который предоставил самое оптимальное предложение по цене и качеству и у которого самые лучшие сроки выполнения заказа.

Любая компания, которая хочет получить наибольшую выгоду от сделки, может организовать и провести торги. Тогда у нее появиться возможность выбрать для себя наиболее выгодный вариант, который позволит вложиться в существующий бюджет и отведенные сроки. При этом не пострадает качество выполняемых услуг, ведь большинство компаний очень дорожит своей репутацией.

Получается, что тендеры дают возможность получить то, что необходимо организаторам, и обеспечивают работой и повышением репутации исполнителей.

Поделитесь материалом в соц сетях:

Ваш комментарий:

*

*

закрыть рекламу x
закрыть рекламу x

Задать вопрос